La gran revolución digital en el ámbito notarial ya está aquí. Desde la entrada en vigor de la Ley 11/2023, el concepto de «ir al notario» ha cambiado para siempre. Ahora, numerosos trámites que antes exigían tu presencia física pueden realizarse de forma telemática, a través de una comparecencia por videoconferencia en la sede electrónica oficial del notariado.
Pero, ¿qué significa esto en la práctica? ¿Es como un Zoom? ¿Es seguro? ¿Y, lo más importante, qué escrituras se pueden firmar online y cuáles no?
Aquí te lo explicamos todo de forma clara, basándonos estrictamente en la regulación actual.
¿Cómo Funciona la Firma Online Notarial?
Antes de nada, es crucial entender que no se trata de una simple videollamada. Es un procedimiento con la máxima seguridad jurídica, realizado a través del Portal Notarial del Ciudadano, la plataforma oficial y segura del Notariado.
En este acto, el notario:
- Te identifica fehacientemente a través de tu certificado digital.
- Lee la escritura y te asesora legalmente, igual que haría en su despacho.
- Graba la sesión (con tu consentimiento) como prueba del acto.
- Ambas partes (tú y el notario) firmáis electrónicamente el documento, que nace como una «matriz electrónica» con la misma validez que la escritura en papel.
¿Qué Escrituras SÍ se Pueden Firmar Online?
La ley ha sido específica y ha autorizado la firma online para una serie de actos muy relevantes, principalmente en el ámbito mercantil y de apoderamientos.
Esta es la lista de los trámites más importantes que SÍ puedes hacer desde tu ordenador:
- Constitución de Sociedades Limitadas (SL): El trámite estrella. Puedes crear tu empresa desde cero (incluyendo la aportación de capital) sin moverte de casa.
- Poderes Notariales (Con excepciones):
- Poderes para pleitos: El imprescindible para abogados y procuradores.
- Poderes especiales para actos concretos (ej. para recoger un título, matricular un coche, gestionar un trámite administrativo).
- Poderes para actos electorales.
- Actos Societarios:
- Nombramiento y cese de administradores o consejeros.
- Cambios de domicilio social o de objeto social.
- Actas de Juntas Generales y decisiones de socio único.
- Cancelaciones y Cartas de Pago:
- Cancelación de pólizas de crédito.
- Cartas de pago y cancelación de garantías (como hipotecas mobiliarias o prendas).
- Pólizas Mercantiles: La firma de pólizas de crédito, préstamos, leasing, factoring, etc.
- Declaraciones de Obra Nueva: Siempre que no haya cambio de titularidad ni se extinga un condominio.
- División de Propiedad Horizontal: La escritura para dividir un edificio en pisos y locales.
- Testimonios y Legitimaciones de Firmas: El notario puede legitimar tu firma de forma online.
- Actos de Conciliación: La conciliación notarial para resolver conflictos también puede ser telemática.
- Requerimientos y Notificaciones: Realizar requerimientos notariales a un tercero.
¿Qué Trámites NO se Pueden Firmar Online?
La ley ha reservado para la comparecencia física todos aquellos actos que considera de mayor trascendencia personal o patrimonial, donde la apreciación directa del notario es insustituible.
NO puedes firmar online:
- Compraventa de viviendas o cualquier inmueble (pisos, terrenos, locales).
- Escrituras de Herencia (aceptación y adjudicación).
- Constitución de Hipotecas sobre viviendas.
- Testamentos (en todas sus formas).
- Poderes Generales: El poder amplio que lo permite casi todo.
- Poderes Preventivos: Los que se otorgan para casos de incapacidad futura.
- Actos de Derecho de Familia: Como capitulaciones matrimoniales, bodas o divorcios ante notario.
¿Qué Necesitas para Poder Firmar Online?
Para poder utilizar este servicio, no basta con una webcam. El sistema requiere una identificación digital segura.
Esto es lo que necesitas tener preparado:
- Un Certificado Digital Cualificado:
- El DNI electrónico (DNIe) con su correspondiente lector.
- El Certificado de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), que puedes descargar en tu ordenador.
- Firma Electrónica: Que va asociada a tu certificado digital. Es la herramienta con la que firmarás el documento.
- Darte de Alta en el Portal Notarial del Ciudadano: Es la plataforma oficial desde la que se gestiona todo. Deberás registrarte usando tu certificado digital.
- Equipo Básico: Un ordenador con conexión estable a internet, cámara web y micrófono.
- Agendar la Cita: Deberás contactar con la notaría de tu elección (que sea competente en el territorio) y solicitar una «cita telemática». El notario te enviará un enlace seguro a su «sala de espera virtual» en el portal.
